Cuando las reuniones familiares y las reuniones de junta directiva se unen.
Desarrolla una estructura que proteja a la familia tanto como al negocio.
Sentados en la mesa del comedor de la casa de la abuela, nos encontrábamos mis tíos, primos, mi papá y yo. Ellos conversando sobre temas de la empresa, mientras otros conversábamos de nuestra vida, y acontecimientos.
En ese instante, mis tios y padre, dueños de la empresa, comenzaron a discutir, pronto se tornó una pelea y terminó haciendo que todos en la mesa se levantaran y se fueran de la casa, arruinando un perfecto día para convivir con la familia.
Esta es la historia que he escuchado muchas veces, y que me ha tocado vivir también.
Es difícil para las familias empresarias comprender que, la mesa del comedor, donde antes se tomaban las decisiones familiares, debe ser sustituida por una mesa de junta directiva, donde se discutan las decisiones del negocio.
Esta transición es uno de los momentos más importantes en la vida de una familia y significa la sobrevivencia de la empresa. Es un momento en donde las reglas informales de la familia, se une y forjan las reglas formales del negocio, creando así una estructura que sirve tanto para crear armonía familiar como prepara a la administración de la empresa para el éxito.
Para las empresas familiares en crecimiento, esta unión de reglas familiares y reglas de empresa no es solo un tema de cumplir normas o seguir buenas prácticas. Se trata de supervivencia, de planear quién seguirá al mando (La sucesión) y del delicado equilibrio entre mantener los valores familiares y al mismo tiempo establecer sistemas profesionales para administrar el negocio.
La evolución en la forma de dirigir la empresa familiar
Al principio de una empresa familiar, la forma de dirigirla suele ser informal e intuitiva. El fundador toma todas (o la mayoría) de decisiones, los familiares ayudan segú sus capacidades e intereses, y el negocio funciona con la flexibilidad que da la confianza y los objetivos en común.
Sin embargo, a medida que el negocio y la familia crecen, este enfoque informal puede convertirse en un problema.
El reto está en mantener el espiritu de la colaboración de la familia, mientras se introduce la estructura y la responsabilidad que un negocio en crecimiento necesita. Esta evolución exige una cuidadosa coordinación de las reuniones familiares, y las reuniones de la junta directiva, cada una con un propósito diferente pero que se complementan.
Entendamos la doble estructura de esta situación.
Una buena dirección en una empresa familiar funciona en dos vías, las cuales son paralelas: La dirección familiar y la dirección de la empres.
La dirección familiar se ocupa de los temas de propiedad, las políticas para emplear a los miembros de la familia. el reparto de ganancias y la visión de la familia en el largo plazo.
La dirección del negocio se enfoca en la estrategia, la supervisión de las operaciones, el manejo de riesgos y la responsabilidad por los resultados de la empresa.
Habiendo entendido esto, el secreto del juego está en asegurar que estas dos vías trabajen en armonía y no en conflicto. En las reuniones familiares suelen participar todos los miembros de la familia, tanto los que tienen interés en el negocio, como los que no. Mientras tanto, en las reuniones de la junta directiva pueden participar los miembros familiares que tengan propiedad así como directores independientes que estén enfocados en el rendimiento y la estrategia del negocio.
La Estructura de la reunión familiar.
Las reuniones familiares son la base de la dirección familiar así como de su gobierno, ya que proveen un foro estructurado para que los miembros de la familia discutan sobre su visión colectiva, los valores y expectativas de la empresa. En estas reuniones se tratan preguntas que no encajarían en una junta directiva, por ejemplo: ¿Cómo manejamos el tema de empleo familiar? ¿Qué esperamos de la participación de los miembros de la familia?¿Cómo equilibramos las necesidades de la familia con las del negocio?
Para que estas reuniones funcionen, se necesitan agendas claras, reglas definidas y alguien que sepa moderar las conversaciones que se tienen. Deben hacerse con regularidad (una o dos veces al año) y centrarse en llegar a acuerdos sobre las pliticas familiares y los objetivos a largo plazo. Lo que se decide aquí sirve de guía para la dirección del ngocio, pero sin quitarle independencia a la junta directiva.
La disciplina en la reunión de la junta directiva.
Las reuniones de la junta directiva, por el contrario, deben centrarse estrictamente en el negocio. No importa si está formada solo por familiares o si incluye a direcotres independientes, la principal responsabilidad de la junta es con la empresa. Esto significa evaluar el desempeño de los gerentes, revisar los planes estratégicos, analizar los resultados financieros, asegurar un buen manejo de riesgo y los cumplimientos legales y regulatorios de la empresa; todo esto sin importar las relaciones familiares o los sentimientos personales.
El reto para las empresas familiares es mantener esta disciplina cuando los familiares son también directores. En estas reuniones, los participantes deben cambiar su papel de “familiar” al de “director”, tomando decisiones basadas en lo que es mejor para el negocio, no en consideraciones familiares.
Creando límites claros.
La clave para que esta integración funcione, es poner límites claros entre los asuntos familiares y los del negocio. Esto significa que debemos definir qué temas se tratan en las reuniones familiares y que temas se tratan en la junta directiva, asegurándose que las discusiones familiares no influyan de manera incorrecta en las decisiones de la junta directiva.
Cada reunión debe tener una estructura y comportamiento, y aquí te lo dejo para que lo puedas implementar:
Reuniones familiares: En estas reuniones se tiene que tratar como será la filosofía que tendrán los miembros sobre la propiedad, cuáles serán las reglas para emplear a miembros familiares, que expectativas de ganancias tiene la familia, los planes generales de sucesión y cómo la familia puede apoyar a la empresa desde su esfera.
Reuniones de junta directiva: Estas reuniones son diferentes, deben ser organizadas en torno a la operación. Se debe enfocar en la estrategia del negocio, el rendimiento de las operaciones, la evaluación de los gerentes y la implementación específica de la sucesión. Sin embargo, su función más importante es la de resguardar y velar por que los activos y propiedad de la empresa sean utilizados de manera correcta.
Los temas podrán cruzarse, pero los puntos de vista y los criterios para decidir deben ser distintos, cada uno enfocado a su esfera.
El papel de directores independientes
Los directores o consultores independientes son una pieza clave para mantener la integridad de la dirección. Aportan puntos de vista objetivos sobre el negocio, la industria, cuestionan las ideas preconcebidas de la familia y ayudan a que las decisiones de la junta directiva sirvan a la empresa y no a los deseos y preferencias de la familia. Ofrecen también experiencia, contactos valiosos, y recomendaciones operativas, que una junta directiva puramente familiar no podría tener.
Sin embargo, los directores independientes deben entender como funciona una empresa familiar y respetar los intereses legítimos de la familia sobre el negocio. El objetivo no es eliminar la influencia de la familia, sino de asegurar que se equilibre con las necesidades del negocio y de las obligaciones con que todas las partes interesadas deben cumplir.
Estas personas, deben de brindar apoyo, unión y confianza a los miembros de la junta directiva, así como transparencia y honorabilidad a los miembros de la familia.
Integrando la planificación de la sucesión.
La planificación de la sucesión es el punto medular donde más se cruzan la dirección familiar y la dirección de la junte directiva de la empresa. Está planificación suele ser complicada si no se tiene claro las funciones de cada esfera y por lo general cuesta desenrollar este nudo.
Cada uno tiene una función específica:
En las reuniones familiares se debe hablar de quién quiere involucrarse en el negocio, que preparación se necesita y como se imaginan los familiares en su futuro papel.
En las reuniones de junta directiva se debe evaluar a los posibles sucesores según el criterio de la empresa, ver si están listos para el cambio y asegurar un plan para que todo continúe sin problemas.
Las preferencias de la familia sobre la sucesión servirán de guía para la junta directiva, pero al final, es la junta directiva la que debe tomar la decisión basándose en las necesidades del negocio y en las capacidades de los candidatos. Está separación ayuda a que la sucesión beneficie tanto a la familia como a la empresa.
Comunicación y Transparencia.
Una buena dirección necesita ir acompañada de una comunicación clara y transparente entre los procesos familiares y los procesos de la junta directiva y la empresa.
Los familiares deben entender cómo sus decisiones afectan al negocio y los miembros de la junta deben conocer las expectativas, deseos y limites de la familia. Esto requiere comunicación regular, información compartida y respeto mutuo por el papel que juega cada uno.
La transparencia es especialmente importante cuando hay familiares que tienen varios roles dentro de modelo: dueños, directores, gerentes y miembros de la familia.
Una comunicación clara ayuda a evitar conflictos de interés y asegura que las decisiones se tomen entendiendo bien todas sus consecuencias.
En esta cuestión es importante que los miembros de la familia y de la empresa aprendan sobre la comunicación asertiva, la forma de comunicar y el medio principal para hacerlo.
Manejar conflictos y desacuerdos.
No podemos hablar de familia o de empresa sin mencionar los conflictos. Inevitablemente, en las empresas familiares habrá momentos en que los intereses de la familia y los intereses de la empresa parezcan opuestos o que incluso chocan unos con otros.
Una buena estructura de dirección ofrece formas de manejar estos conflictos de manera positiva. Esto puede incluir procesos de mediación, niveles jerárquicos para tomar decisiones o procedimientos para resolver disputas.
La clave es establecer estos procesos antes de que ocurra que los conflictos se vuelven incontrolables y permita asegurar que todos los familiares entienden y aceptan las vías de resolución de problemas.
Cuando ocurra un conflicto, la estructura debe ofrecer caminos claros para resolverlo, cuidando tanto las relaciones familiares como la salud y bienestar de la empresa.
Gerencia Profesional y dirección familiar
A medida que las empresas familiares crecen, a menudo necesitan gerentes profesionales para complementar el liderazgo de la familia. Este añade otro nivel al desafío: Cómo interactúan los gerentes profesionales con la estructura de la familia? Cómo se coordinan las reuniones familiares y de la junta con el trabajo de la gerencia?
Los gerentes profesionales necesitan una guía clara sobre sus funciones y responsabilidades. Deben entender los valores y expectativas familiares, pero mantienen los estándares de gestión profesional.
La estructura de dirección debe ofrecer líneas claras de autoridad y responsabilidad que respeten tanto los intereses familiares como la gestión profesional.
Tecnología e innovación en la dirección
Las empresas familiares modernas pueden aprovechar la tecnología para mejorar sus procesos de dirección. Las plataformas digitales pueden facilitar la comunicación familiar, documentar las decisiones y ofrecer transparencia sobre el rendimiento de la empresa. Las reuniones virtuales pueden permitir que más familiares participen en estos procesos.
Sin embargo, la tecnología debe mejorar, y no reemplazar, las relaciones personales que definen a una empresa familiar. El objetivo es hacer de la dirección más eficiente y transparente, pero conservador las conexiones familiares que son el corazón de la identidad del negocio.
Revisión regular de la estructura de dirección
Las estructuras de dirección deben evolucionar a medida que el negocio y la familia crecen. Hacer revisiones regulares ayudan a asegurar que las reuniones familiares y de la junta directiva sigan cumpliendo su propósito y se adapten a las nuevas circunstancias.
Esto puede llegar a significar ajustes a la frecuencia de las reuniones, cambiar políticas o modificar las estructuras.
En este proceso de revisión deben participar tanto los familiares como los directores independientes, para asegurar que se consideren todos los puntos de vista. Los cambios deben hacerse de forma cuidadosa, comunicando claramente por qué son necesarios y cómo mejorarán la eficacia de la dirección.
Desarrollar la Capacidad de Dirigir
Una buena dirección requiere de una formación y desarrollo continuo. Los familiares necesitan entender que los roles y responsabilidades como dueños y como directores son distintos y requieren de distintas habilidades y conocimientos.
Los dueños deben de fomentar una formación y desarrollo enfocado en hacer crecer el patrimonio familiar, desarrollo de nuevas fuentes de ingresos y políticas de control, herencia y gestión del cambio.
Por otro lado, los directores deben tener una formación mas tecnificada y especializada en su área de trabajo. Tener los conocimientos y habilidades necesarias para poder desempeñar correctamente su puesto de trabajo.
Los directores independientes necesitan comprender la dinámica y los desafíos de una empresa familiar. Los gerentes profesionales necesitan saber como trabajar eficazmente dentro de estas estructura.
Está capacitación debe ser constante. Las empresas familiares deberían invertir en la formación para la dirección tanto como invierten en otras áreas del negocio.
La Perspectiva a Largo Plazo.
En última instancia, la dirección de una empresa familiar se trata de crear estructuras que puedan mantener tanto las buenas relaciones familiares como el éxito de la empresa a través de las generaciones. esto requiere equilibrar las presiones del día a día con los objetivos a largo plazo, los intereses individuales con las metas de todos los familiares y la empresa incluida, y los valores familiares con las necesidades del negocio.
El cruce entre las reuniones familiares y las de la junta directiva es el corazón de este desafío.
Cuando se hace bien, se crea un marco de dirección que honra la memoria del fundador y la herencia de la familia, y al mismo tiempo colocan al negocio para el éxito futuro.
En Resumen
A través del artículo hemos hablado de diferentes formas que la empresa familiar pueda coexistir al mismo tiempo en que la familia florece y se fortalece.
La integración de las reuniones familiares y las reuniones de la junta directiva es una evolución fundamental en la dirección de una empresa familiar. Se requiere una planificación cuidadosa, límites claros y un compromiso constante de todos.
El objetivo no es eliminar la influencia de la familia en el negocio, sino usar esa influencia de forma positiva a través de las estructuras de dirección adecuadas.
El éxito depende de reconocer que la dirección familiar y la del negocio tienen un propósito diferente pero al mismo tiempo complementario.
Las reuniones familiares preservan la unidad y los valores de la familia, mientras que las reuniones de la junta directiva aseguran el rendimiento y la dirección estratégica del negocio. Ambas trabajando juntas crean un marco que protege tanto las relaciones familiares como el éxito de la empresa.
La transición de la toma de decisiones informal en familia a estructuras de dirección formales nunca es fácil, pero es esencial para las empresas familiares que quieren tener éxito de generación en generación. Al establecer procesos claros que respeten tanto los intereses de la familia como las necesidades del negocio, las empresas familiares pueden crear la base para un éxito sostenido y una armonía familiar duradera.
La mesa del comedor y la mesa de la junta directiva tienen cada una su lugar. El arte está en asegurar que trabajen juntas para servir a los intereses a largo plazo de la familia y al éxito continuo del negocio.
