Planificación de Suceción familiar sin Drama: Una guía Simple para la transición de liderazgo.

Cuando te invitan a formar parte de la empresa familiar, no importa si tienes 18 años o 60 años, la parte más difícil no ha empezado. A veces los padres nos preparan para tomar el liderazgo de la empresa que les ha costado tanto construir (ya sea unos años, o decadas), es necesario que la mayoría de la junta directiva y los socios de la empresa, esten de acuerdo en comenzar con la transición generacional y establecer unos estados financieros sólidos para poder soportar el ingreso de nuevos miembros familiares a la empresa.

Lamentablemente esta historia es complicada. El 70% de las empresas familiares tienen disrupciones significativas al momento de crear una transición generacional. Conflictos, empleados confundidos, relaciones familiares extremadamante complicadas o rupturas de la misma

La diferencia entre una transición empresarial exitosa y una sumamente dramática, no es “suerte” , es establecer una metodología clara y entendible por todos, que permitan dar una luz a la familia de los pasos que deben dar.

¿Por que la mayoría de planes crean drama en lugar de prevenirla?

Los planes de sucesión tradicionales se enfocan en el “QUIEN” y el “CUANDO”, pero ignoran el “COMO”. La mayoría de planes están cubiertas de documentos legales, que son claros en la transferencia de poder, pero muy vagos en lo que respecta a todo lo demás.

Este enfoque tradicional crea 3 grandes vacíos: Comunicación, Autoridad, Cultura.

Vacío de comunicación: Los accionistas escuchan respecto del cambio, solamente a través de rumores e incertidumbre lo que crea resistencia. Es por eso que el cambio debe realizarse a través de una comunicación estructurada, clara y comprensible.

Vacío de Autoridad: Los nuevos lideres heredan titulos pero no el poder informal que creal el networking, las relaciones y la influencia en otras personas; en especial en el liderazgo de la empresa.

Vacío de Cultura familiar: Las organizaciones familiares continuan operando bajo asunciones y procesos antiguos, mientras que el nuevo liderazgo trata de establecer su nuevo y propio acercamiento al liderazgo. Esto crea conflicto interno en la empresa y en los empleados.

El Enfoque SMOOTH: Un acercamiento diferente.

Las transiciones de liderazgo exitosas siguen un acercamiento sistemático y estructurado que permite atender tanto la parte técnica como la parte humana del cambio. Este enfoque provee un mapa claro de actuación:

S- STRUCTURE (Estructurar) la línea de tiempo Estrategicamente

La sucesión efectiva no es un evento en solitario, es un proceso que se va desvelando en un lapso de 18 a 24 meses, y se debe partir la linea de tiempo en fases distintivas.

Mese 1-6: Fase de Fundación
- En esta fase, se trata de formalizar el proceso de decisión de sucesión internamente, comenzando por desarrollar las habilidades de liderazgo de las nuevas generaciones y así delegar las responsabilidades gradualmente.

Meses 7-12 Fase de Transición
- En esta fase se debe de incrementar la autoridad visible del sucesor, al mismo tiempo que se desarrolla una comunicación externa con los stakeholders, al mismo tiempo que se van cerrando las brechas de las habilidades.

Meses 13-18 Fase de Integración
- En esta fase se empieza a transferir la autoridad de la toma de desiciones importantes a los sucesores, se crean nuevas relaciones de reportes con los mandos medios y se crea una comunicación abierta y completa con los stakeholders.

Meses 19-24 Fase de Optimización
- Afinar algunos asuntos obre la estructura del nuevo liderazgo, encarar cualquier complicación restante y establecer una relación de mentoría continua entre las generaciones (saliente y entrante).

M- MAPA Establecido de preocupaciones de los Stakeholders.

Debemos tomar en cuenta que cada transición afecta a diferentes grupos de stakholders, los cuales tendrán preocupaciones y dudas sobre el proceso, sintiendo un poco de ansiedad por la comunicación oportuna. Se debe de crear un mapa comprensivo de estos agentes y así poder atenderlos a tiempo.

Comienza por los interesados internos, estos son empleados no familiares que estan preocupados por la seguridad de su puesto y que retos tendrán para reportar a un nuevo jefe. Atiende estos adecuadamante para dejar en claro que no deben preocuparse y ser enfático entre lo que si cambiará y lo que no cambiará apartir de ahora.

Con los miembros familiares que no estan involucrados en la empresa, es una oportunidad para abarcar temas de equidad y justicia, así como cambios en politicas de dividendos, reglas u otras politicas.

Los los clientes externos (proveedores y clientes) y la junta directiva, se debe de crear una comunicación fluida que asegure los deseos de mantener una conituidad en los negocios, y tener un acercamiento mas personal con los nuevos sucesores.

O- (Overlap) Superponer una autoridad bien pensada

El principal error que se cometa en la planificación de sucesión es tener un enfoque de “interruptor de luz”, en donde un día esta el antiguo líder, quien tiene toda la autoridad, y al siguiente día hay un nuevo líder que tiene ahora todo el poder.

Para esto es necesario crear intencionalmente una autoridad que se superponga con la anterior. Esto se logra a través de diferentes pasos:
1. Mentoría de Liderazgo de sombra: En este método se hace que el sucesor atienda a todas las reuniones y tomas de decisiones 8-10 meses antes de tomar el puesto. Esto construye una buena relación sin representar un riesgo o amenaza al sistema actual.
2. Transfiere la autoridad y responsabilidad en bloques y poco a poco. Comienza con las decisiones operacinales y escala.
3. Por un tiempo estimado, requiere que todos los documentos tengan una doble firma, la del antiguo líder y la del sucesor.

O - Operacionalize un nuevo sistema.

La sucesión requiere de un nuevo sistema operativo que permita al nuevo líder tomar decisiones y establecer autoridad de una forma cómoda y adaptable a él. No asumas que el sistema existente servirá siempre.

Este nuevo sistema operacional debe de cubrir las áreas de comunicaciones, toma de decisiones y métricas de desempeño.

T - Transferir Relaciones clave sistematicamente.

La efectividad del liderazgo dependerá fuertemente en las relaciones formales e informales y su nivel de influencia en su red de contactos. Esto no puede ser transferido o heredado a través del organigrama empresarial.

Debemos tener en mente que las relaciones van desde nuestros trabajadores hasta nuestros clientes, teniendo diferentes grados de complejidad.

Relaciones comerciales que servirán para fortalecer el negocio y las relaciones comerciales. Esto permitirá construir y fortalecer la posición de liderazgo.

Distribuidores y socios comerciales, muchas veces no son atendidos correctamente, y son cruciales para el éxito de la empresa; en especial durante los períodos de cambio y transiciones.

Empleados. Son parte escencial de este tramite. son de las personas que mayor peso tiene en la empresa, estos individuos aseguran que la transición sea positiva y favorecedora para el nuevo liderazgo.

H - (HANDLE) Maneja las Emociones Proactivamente

La planificación de la sucesión empresarial es inherentemente emocional. Los lideres que están saliendo se enfrentan a preguntas como su legado o la relevancia de su administración.

Los lideres que estan entrando sienten mucha presión por parte de la familia y de ellos mismos para demostrar que son los indicados.

Los miembros familiares pueden experimentar luto, ansiedad o emoción exitante por tomar sus puestos, que al ignorar estas emociones, no desaparecen, simplemente se vuelven destructivas.

Por tal razón es recomendable seguir algunos pasos que ayudarán a los miembros familiares:

• Los lideres que están saliendo, deben de tener algún tipo de roles importantes post salida, que permitan proveer de proposito su vida sin minar el liderazgo de la nueva generación. Pueden ser una fuente confiable de mentoría, planificación estratégica de proyectos o representación de la empresa en eventos externos.

• Los lideres que están ingresando a la empresa deben de recibir coaching directivo y de liderazgo que los apoye en su transición y se sientan seguros al momento de discutir los retos a enfrentar, sin que se vean débiles o inseguros.

• Los miembros familiares deben de establecer una comunicación clara con todos sus miembros, donde se toquen temas como los roles y expectativas laborales, nievel de profesionalismo y si fuera necesario facilitar una consejería familiar.

  Errores comunes y cómo evitarlos

  La trampa del "preparado o no": Esperar a que alguien esté 100 % preparado significa que nunca asumirá el control. Concéntrese en un 80 % de preparación y en contar con sólidos sistemas de apoyo.

  El error del "mini-yo": Intentar crear una copia exacta del líder saliente. Diferentes estilos de liderazgo pueden ser igualmente efectivos si se presentan y apoyan adecuadamente.

  La falacia de la "familia primero": Asumir que los miembros de la familia merecen automáticamente roles de liderazgo. La competencia y el compromiso importan más que la genética.

  El problema de la "planificación secreta": Mantener la confidencialidad de los planes de sucesión hasta el último minuto. La transparencia (con límites adecuados) genera apoyo y reduce la resistencia.

• En resumen

  Planificar la sucesión sin dramas no se trata de evitar conversaciones difíciles ni de fingir que los desafíos no existen.

• Se trata de abordarlos sistemáticamente, con el tiempo adecuado y considerando a las partes interesadas.

• Los líderes que crean transiciones fluidas comparten una característica común: tratan la sucesión como un proceso estratégico de negocios que merece la misma atención, recursos y enfoque sistemático que cualquier otro cambio organizacional importante.

• Su plan de sucesión lo diseñará usted mismo o se diseñará solo a través de crisis, conflictos y dramas. La decisión y el cronograma son suyos.

  ¿Estás listo para comenzar tu proceso de planificación de la sucesión? Comience con una cita con nuestro consultor, quien hará un mapeo de partes interesadas y la plantilla de cronograma. Porque el mejor momento para planificar su sucesión es antes de que la necesite.

Si te interesa saber más contáctanos y con gusto te apoyaremos.

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Nos vemos en el próximo artículo.